Vor kurzem haben wir für einen AMS-Anwender eine neue Variante für die Abrechnung von Courtagen zwischen Versicherer und Makler realisiert. Gelegenheit für eine kurze Bestandsaufnahme in Sachen Courtage-/Provisionskontrolle, und eine Gegenüberstellung der Verfahren.
Der Normalfall
Wenn der Versicherer Vertragsprämien kassiert, ist das Leben für den Vermittler der Verträge normalerweise relativ leicht. Der Versicherer sendet dann regelmäßig seine Courtageabrechnung (auch Bordero oder Bordereau genannt) und listet dort alle kassierten Prämien im Abrechnungszeitraum auf, zusammen mit den darauf entfallenden Courtagen.
Der Vermittler kann sich dann entscheiden, die Abrechnung des Versicherers für wahr und richtig zu halten. Oder er ist misstrauisch und prüft nach. Dazu muss er natürlich selber die abzurechnenden Verträge kennen (dazu eignen sich Bestandsführungssysteme wie AMS.4). Anhand der Verträge kann er ausrechnen, zu welchen Zeitpunkten welche Courtagen fällig gewesen wären (dazu benötigt man mindestens Zahlweise, Ablaufdatum und Prämie). Aus der Liste der eigentlich fälligen Courtagen können nun die vom Versicherer abgerechneten Courtagen herausgebucht werden werden (das leistet die Provisionskontrolle in AMS.4). Nach der Buchung der korrekt bezahlten Courtagen sind die Beträge in der Buchhaltung und stehen auch für statistische Auswertungen zur Verfügung. Es bleiben die Differenzen übrig:
- Courtagen, die vom Versicherer vergessen wurden – Folge- ebenso wie Abschlusscourtagen oder Courtagen aus Vertragserhöhungen oder Dynamik.
- Courtagen, die falsch berechnet wurden (Unter- oder Überzahlung).
- Ganz selten soll es auch vorgekommen sein, dass überzählige Courtagen gezahlt wurde – etwa weil Vermittlernummern falsch geschlüsselt wurden.
Es bleibt dann nur noch die Aufgabe, dem Versicherer die Fehler mitzuteilen (z.B. ein Ausdruck aus der Provisionskontrolle in AMS.4) und dann auf der nächsten Abrechnung zu kontrollieren, ob die Differenzen ausgeglichen wurden.
Ein angenehmer Nebeneffekt des Verfahrens ist, dass die Courtagen erst bei Bezahlung durch den Versicherer in der eigenen Buchhaltung auftauchen. Es gilt dabei das Prinzip: Was gebucht wird, ist schon bezahlt. Und solange es nicht bezahlt ist, muss ich mit damit nicht befassen.
Der umgekehrte Rechnungslauf
Wenn der Makler in die Bestandsführung eingebunden ist, kann ein anderes Verfahren mit dem Versicherer verabredet werden. Hierbei sendet der Makler dem Versicherer regelmäßig eine Liste der Vertragsfälligkeiten. Die Abrechnung, die der Versicherer macht, läuft also sozusagen in umgekehrter Richtung. Dabei muss der Versicherer prüfen, welche Fälligkeiten kassiert wurden und welche Courtagen daher bezahlt werden müssen – oder die Fälligkeiten überhaupt erst nach Vorgabe des Maklers kassieren! Etwaige Fehler in der Bestandsführung des Makler muss der Versicherer dem Makler dabei natürlich auch melden.
Bezahlt werden die Courtagen dann vom Versicherer zu einem fast beliebigen späteren Zeitpunkt. Der Makler muss somit nachhalten, welche Courtagen aus früheren Listen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Zweckmäßigerweise sendet der Makler dem Versicherer die Liste der noch offenen Courtagen bei der jeder Abrechnung, zusammen mit den neu hinzugekommenen Fälligkeiten.
Für dieses Verfahren muss die Software einige neue Dinge leisten:
- Die Courtagen müssen direkt bei Fälligkeit gebucht werden, damit sie in der Buchhaltung auftauchen und als „offen“ nachgehalten werden können (das geht in AMS.4 über die normale Provisionskontrolle).
- Es muss eine Liste von offenen Courtagen für einen Versicherer erstellt werden können (das geht in der Provisionskontrolle oder über einen neuen Menüpunkt „Gebuchte Provisionen“).
- Gebuchte Courtagen müssen nachträglich korrigiert werden können – obwohl sie schon gebucht wurden (dazu mussten wir uns etwas einfallen lassen)
- Courtagen müssen einzeln als „bezahlt“ ausgebucht werden können (in der Provisionskontrolle wurde bisher immer davon ausgegangen, dass Positionen in der Abrechnungsliste des Versicherers auch bezahlt wurden – auch hier war also neue Funktionalität gefragt).
Aber mit wenigen Anpassungen ist auch dieses Verfahren nun in AMS.4 abbildbar. Die Frage ist jetzt: wer arbeitet so oder ähnlich und benötigt die beschriebenen Funktionen?