Der Vertragsspiegel ist eine praktische Sache. Nicht nur weil er in seiner „Standard“-Form schon einen recht ansehnlichen Ausdruck der Verträge eines Kunden (oder auch weiterer Kunden) ausgibt, sondern auch, weil er in seiner „eigendefinierten“ Form komplett anpassbar ist. Leider weiß aber kaum jemand von dieser Möglichkeit. In diesem Artikel kommt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung des eigendefinierten Vertragsspiegels.
Über die Funktion „Vertragsspiegel“ kann im AMS eine Liste der Verträge eines Kunden (oder einer Kundenverbindung) erzeugt werden, auf der die Grunddaten des Vertrags, aber auch spartenspezifische Merkmale eingedruckt werden. Die Liste sieht z.B. so aus wie in dieser PDF-Datei: Vertragsspiegel
Es gibt zwei Stellen im Programm, an denen ein Vertragspiegel gedruckt werden kann:
- In der Liste der Verträge eines Kunden. Sie können hier beim Druck immer ankreuzen, welche Verträge im Vertragsspiegel aufgelistet werden sollen. Zur Auswahl stehen alle Verträge, die vorher in der Liste selektiert wurden – also z.B. auch die Verträge einer ganzen Kundenverbindung (Familie, Firma) oder nur die Verträge einer bestimmten Sparte.
- In der Bestandsliste (Hauptmenüpunkt Bestand, Unterpunkt Bestand). Auch hier können über die Funktion „Druck Vertragsspiegel“ alle angezeigten Verträge als Vertragsspiegel gedruckt werden – auch über mehrere Kunden hinweg. Beispiel: Eine kleine Wiedervorlageliste für alle KRV-Angebote, die im vergangenen Monat erstellt wurden – oder eine Umdeckungsliste für die Verträge einer bestimmten Gesellschaft.
Über den sogenannten „eigendefinierten Vertragsspiegel“ ist es möglich, das Aussehen des Ausdrucks komplett selbst zu gestalten. Wie das erreicht werden kann, zeigt die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Gehen Sie in das AMS-Formularwesen (Hauptmenü „Organisation->Formularwesen“). Wählen Sie dort die Rubrik „Formulare“ aus.
- Wählen Sie Neuanlage. Geben Sie einen beliebigen Titel ein (der Inhalt ist nicht entscheidend). Wichtig ist aber der „Katalog“: hier erscheint beim Klick eine Liste der möglichen Auswahlwerte.
Der Katalog entscheidet darüber, in welchen Fällen das neu angelegte Formular beim Ausdruck des eigendefinierten Vertragsspiegels verwendet wird. AMS sucht dabei für jeden Vertrag das zur Sparte passende Formular – also zum Beispiel bei Vertragssparte KFZ das Formular „VSPIEGEL-KFZ“. Wird kein passendes Formular gefunden, wird das Formular „VSPIEGEL-ALLE“ benutzt. Wählen Sie also zunächst „VSPIEGEL-ALLE“ und bestätigen Sie die Neunlage. - Nun öffnet sich die Textverarbeitung (Word oder OpenOffice) zur Bearbeitung des Formulars. Fügen Sie hier einfach erstmal die folgenden Werte ein:
[@+++001] [@+++002] [@+++005]
Speichern Sie das Formular anschließend.
- Legen Sie nun ein weiteres Formular an, Katalog „VSPIEGEL-KFZ“. In der Textverarbeitung schreiben Sie z.B. den folgenden Inhalt hier hinein:
[@+++001] [@+++002] [@+++005] [@KFZ102] [@KFZ103]
- Gehen Sie nun in die Vertragsliste eines Kunden, der einen KFZ-Vertrag hat und wählen Sie hier „Druck Vertragsspiegel“. Nach dem Ankreuzen der zu druckenden Verträge wählen Sie die Druckart „Vertragsspiegel eigendefiniert“. Beim Druck einer Vertragsliste mit 4 Einträgen, davon ein KFZ-Vertrag, erscheint z.B. das folgende Ergebnis:
- Nun können Sie Layout und Inhalt der Formulare festlegen (alle normalen Textvariablen für Verträge können verwendet werden) und weitere Formulare für die einzelnen Sparten anlegen.